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5 bénéfices à abandonner Excel pour calculer les commissions !

Découvrez les raisons qui poussent les entreprises à quitter Excel pour un logiciel de gestion des commissions, et les bénéfices qu'elles en tirent !

Axel Poitral
Axel Poitral
December 12, 2022
5 bénéfices à abandonner Excel pour calculer les commissions !

Quelle que soit la taille de l’entreprise, Excel est encore trop souvent la solution utilisée “par défaut” pour gérer les plans de commissionnement.

En effet, de par sa notoriété (750 millions d’utilisateurs dans le monde), cet outil est généralement implémenté d’office dans la plupart des entreprises. Cela explique donc qu’il soit généralement utilisé par ces mêmes entreprises pour calculer la rémunération commerciale.

Pourtant, Excel représente un véritable enfer pour les équipes en charge de la gestion des commissions, et elles sont les premières à le reconnaître ! Cependant, il n’est pas si évident pour celles-ci de convaincre les autres parties prenantes de l’entreprise à changer d’ère en adoptant un logiciel de gestion des commissions…

“Pourquoi payer un outil alors qu’on a Excel ?”, “On calcul les commissions seulement à chaque trimestre, pas besoin d’un outil !” ,“On a réussi à calculer les commissions jusqu’à maintenant, alors pourquoi changer ?”...

Reprenons depuis le départ ! Quels sont les objectifs des plans de commissionnement ?

Excel répond-t-il ne serait-ce qu’à l’un de ses objectifs ?

Non ! Et c’est pour cette raison que Qobra s’est créée, pour accompagner les entreprises à faire de la rémunération variable un véritable levier de motivation, de performance, d’attractivité et de fidélisation !

Concrètement, comment fait-on ? En quoi Qobra est-il mieux qu’Excel ?

C’est ce que nous allons vous expliquer en 5 points dans cet article.

(📌 PS : N’hésitez pas à partager cet article à tous les réfractaires des logiciels de commissions au sein de votre entreprise)

1. Calculer les bons montants de commissions

En apparence simple à prendre en main et facile à paramétrer, Excel n’est pas sans faille. En réalité, il est même très courant qu’un fichier Excel comporte des erreurs… Et pour preuve, selon certaines études, plus de 90% des fichiers Excel contiennent des erreurs !

📖 Pour la petite histoire… 

En 2017, l’équipe commerciale d’Oracle a fait un procès à l’entreprise en demandant 150 millions de dollars de dommages et intérêts pour des commissions sous-payés. En 2019, IBM a perdu un procès contre ses commerciaux pour avoir refusé de payer des commissions.

Bien qu’il soit destiné à calculer n’importe quelle opération, Excel nécessite en amont d’être paramétré par l’humain. Et comme dit l’adage, “l’erreur est humaine”...

“Avec Excel, il y a eu quelques différences inexpliquées entre le montant théorique des commissions et le montant réel. Avec Qobra, on a été en mesure de résoudre ce problème.”

Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib

In fine, un mauvais calcul des commissions, quel qu’il soit, amène l’entreprise à verser des commissions supérieures ou inférieures au montant réel. Dans les deux cas, les conséquences sont désastreuses, à savoir une frustration immense chez les bénéficiaires ou une perte financière pour l’entreprise.

De plus, le risque d’erreurs induit pour les équipes en charge du commissionnement de vérifier tout un ensemble de données (formules de calcul, bénéficiaires, etc.) à chaque nouvelle période de calcul des commissions. Une tâche très chronophage et donc souvent très peu appréciée. 

Alors bien qu’Excel soit une solution peu onéreuse voire gratuite, l’entreprise peut très vite se retrouver perdante. De plus, en cas d’erreur, il est impossible pour l’entreprise de se retourner contre Microsoft, elle doit s’en prendre à elle-même.

🐍 Et avec Qobra ?

Il suffit d’implémenter une seule fois les plans de commissionnement et ils s’appliquent ensuite à l’ensemble des bénéficiaires. Avec Qobra, il n’y a pas besoin de tirer les formules et de s’assurer que toutes les cellules d’une colonne soient exactes et à jour. De plus, dès lors qu’il y a une erreur dans une formule de calcul, elles sont remontées par les équipes Qobra. Enfin, l’ensemble des bénéficiaires ont accès aux formules de commissions, alors s'ils repèrent une erreur, ils peuvent la remonter directement sur la plateforme à leur responsable.

Système alertes notifications Qobra
“Avec Qobra, il n'y a pas de discussion potentielle autour d'erreurs de calcul.” 

Pierre-Gaël Pasquiou, Chief Sales Officer chez Welcome to the Jungle.

2. Accéder simplement aux données pertinentes

Lorsqu’une entreprise démarre son activité, pour se développer, elle emploie un ou deux commerciaux. À cet instant, le calcul des commissions est généralement géré en interne par une seule personne à travers une solution comme Excel. La plupart du temps, les plans de commissionnement sont assez simples.

Cependant, toute entreprise a vocation à grandir. Le moment venu, le nombre de commerciaux augmente et les plans de commissionnement se multiplient.

“À partir du moment où on commence à avoir deux, trois, quatre, cinq équipes Sales, c'est très difficile de savoir si le plan de commission est appliqué à la lettre entre les imports depuis Salesforce, les corrections manuelles, ce qui est envoyé à la paix, etc.”

Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib

In fine, le nombre de bénéficiaires augmente, mais le nombre de personnes impliquées dans les plans de commissions également (Managers, Directeurs commerciaux, Sales Ops, Responsable Financier, Ressources Humaines, etc.). Leur rôle et leur implication vis-à-vis des commissions sont donc logiquement différents. Cependant, elles ont accès aux mêmes informations, il est alors très difficile pour chacune de ces personnes d’avoir accès simplement aux informations qui la concerne.

🐍 Et avec Qobra ?

À travers sa solution, Qobra offre un accès et une vision entièrement modulable selon les différents rôles de l’entreprise (Administrateur, Managers, Sales, etc.). Chaque utilisateur a donc une vision qui lui est entièrement personnalisée et adaptée.

“Le dashboard de Qobra m’apporte une vision globale en un coup d'œil. Je peux regarder le montant total des commissions payées, faire une vérification rapide par rapport à nos réalisations réelles.”

Fabian Q.Veit, CEO chez Make

De plus, Excel n’intègre aucune solution de communication inter-utilisateurs, ce qui complexifie davantage la gestion des commissions, qui comme nous l’avons vu, est un sujet impliquant de nombreux collaborateurs.

🐍 Et avec Qobra ?

Qobra permet à chaque utilisateur de communiquer directement avec ses pairs. De cette manière, un commercial peut questionner son Manager dès qu’il en ressent le besoin. Ce système de communication peut directement être relié à Slack ou Microsoft Teams.

Système de mentions Qobra

3. Être relié aux logiciels périphériques (CRM, ERP, SIRH, etc.)

Comme nous venons de le voir, les commissions impliquent de nombreux pôles de l’entreprise, du pôle commercial au pôle financier. Cela implique donc une connexion entre les commissions et les différents logiciels utilisés par ces mêmes pôles, à savoir un CRM, un ERP, un SIRH, un logiciel de paie, etc. 

“Avec Excel, on mettait à jour les commissions mensuellement, donc pas du tout de manière hebdomadaire ou quotidienne, parce que ça prenait beaucoup trop de temps. On devait récupérer les différentes informations, que ce soient les quotas, les changements d'équipe, ensuite réajuster tous ces éléments, mettre à jour le template Excel, le faire valider au manager et enfin le communiquer aux équipes.”

Aude Cadiot, Revenue Operations Lead chez Spendesk

Cependant, à ce jour, Excel n’offre pas la possibilité de se connecter à l’un d’entre eux, et demande donc une gestion manuelle entre les diverses équipes. Cette manœuvre entraîne donc un risque d’erreur élevé et une perte de temps considérable.

🐍 Et avec Qobra ?

Notre logiciel s’intègre à tous les CRM, data warehouses et ERP du marché (Salesforce, Snowflake, Google BigQuery, PostgreSQL, Hubspot, etc.). De plus, l’entreprise a toujours la possibilité de réaliser des ajustements manuels.

Intégrations Qobra

4. Afficher des données lisibles et transparentes

“Avec Excel, ils n'avaient en fait aucune visibilité en temps réel… Cela créait un manque de confiance, un sentiment de BlackBox.”

Aude Cadiot, Revenue Operations Lead chez Spendesk

La plupart des entreprises qui gèrent leurs commissions sur Excel n’y procurent pas l’accès à leurs bénéficiaires. En effet, elles préfèrent leur annoncer au moment du versement le montant de leurs commissions, sans leur montrer les détails du calcul. Cependant, ce manque de transparence amène de la méfiance et de la frustration chez les commerciaux puisqu’ils n’ont aucun moyen d’être sûr que leur montant de commissions soit exact. In fine, ces non-dits génèrent donc des conflits, une perte de temps, mais ils sont également source de démotivation et de turnover.

🐍 Et avec Qobra ?

Les utilisateurs de Qobra peuvent consulter en toute transparence, en totale autonomie et en détail l’ensemble des valeurs de chaque plan de commissionnement (sans pouvoir les modifier). Ils ont également accès à leurs commissions actuelles et passées.

“Qobra permet d'avoir un meilleur suivi dans le temps, de ne pas accumuler d'erreurs historiques et que chaque Sales puisse savoir la commission qu'il a touchée 3 mois avant, le mois d'avant, et d'avoir une visibilité sur tout.” 

Clément Bouillaud, Directeur des Opérations chez Partoo

A contrario, certaines entreprises choisissent de donner accès à l’Excel à leurs commerciaux, mais dans ce cas, la plupart d’entre eux ont dû mal à retrouver les informations qu’ils cherchent et à comprendre le détail de leurs commissions. D’autant plus dès lors que les plans de commissions sont multiples et complexes. Comme nous l’avons évoqué précédemment, Excel est un tableur et non un logiciel de calcul des commissions, en toute logique, son apparence respecte donc son utilisation première. 

Excel n’est pas un outil qui rime avec transparence et lisibilité, deux caractères pourtant primordiaux dès lors qu’on parle d’argent, qui plus est de commissions. De plus, en n’ayant pas accès en temps réel à l’atteinte de leurs objectifs, les commerciaux n’ont aucune visibilité et ne sont donc pas réellement incités à signer des clients. Selon une étude Aberdeen Group, 2/3 des commerciaux n'atteignent pas leurs objectifs de vente annuels.

🐍 Et avec Qobra ?

Grâce à son expérience utilisateur soignée, Qobra apporte en un coup d'œil les informations importantes à ses utilisateurs (montant des commissions, pourcentage d’atteinte, etc.). Une expérience et un design qui contribuent à leur performance puisqu’ils sont davantage enclins à consulter régulièrement leurs objectifs.

Dashboard Sales Qobra
“Je sais qu'avoir cette visibilité là sur un deal qui peut être signé va m'apporter de la motivation pour aller chercher d'autres deals et pour aller, pour continuer à performer.”

Matthieu Saroli, Entreprise Account Executive chez Didomi

5. Construire des plans de commissionnement performants

Du fait qu’il ne soit pas initialement conçu pour gérer les commissions, Excel n’apporte aucun conseil ou quelconque support à ses utilisateurs sur le sujet.

Il est donc du ressort des équipes dirigeantes, commerciales, financières ou RH de construire ou revoir leur propre plan de commissionnement (plans, règles, objectifs, montants, accélérateurs de primes, etc.). Une mission qui peut s’avérer difficile voire impossible selon les connaissances des équipes sur le sujet.

De plus, une fois le plan de commissionnement défini, elles n’ont aucun retour sur la pertinence de celui-ci. ‍En effet, Excel ne permet pas d’identifier les plans de rémunération les plus efficaces à travers des rapports sur les performances de vente.

“Avec Excel, il y a une zone grise qui se crée ou en fait on n'est pas vraiment sûr que le modèle de commission et le bonus soient appliqués, ce qui pose une vraie question d’évaluation a posteriori des performances versus la motivation.”

Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib

Généralement, les responsables du commissionnement ne connaissent pas non plus les pratiques des entreprises de la même taille ou du même secteur. Un élément pourtant clé pour l’attractivité, la motivation et la fidélisation des collaborateurs. Selon une étude Primeum, comment-remunerer.com et MeteoJob, 88% des chefs d’entreprises et des directeurs commerciaux pensent que leur système de rémunération variable mériterait d’être amélioré.

🐍 Et avec Qobra ?

Lors de l’implémentation, les équipes de Qobra accompagnent personnellement chaque entreprise à mettre en place ou revoir ses plans de commissionnement afin de s’assurer de leur pertinence avant leur déploiement. Ensuite, à partir de la plateforme, il est possible pour les Managers de générer un rapport en 1 clic (KPI clés, performance de l’équipe, montant des commissions, etc.).

“Avant Qobra, on avait une incapacité manifeste à suivre parfaitement le lien entre performance et bonus, et donc à prendre, et à opérer les bonnes décisions opérationnelles et commerciales.”

Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib

Le mot de la fin…

Vous l’aurez compris, Excel est souvent « une solution de facilité » pour gérer les plans de rémunération variable et pour calculer les commissions. Cependant, il devient rapidement obsolète dans le pilotage de la performance commerciale dès lors que l’entreprise grandit. 

À cet instant, s’équiper d’un logiciel de calcul des commissions comme Qobra s’avère donc pertinent et permet à l’entreprise de jouer sur l’attractivité, la motivation et la fidélisation de ses talents.

Pour être sûr de sélectionner une solution pertinente pour gérer et calculer les commissions des collaborateurs, celle-ci doit absolument respecter les critères suivants :

  • Flexible et adaptable à la croissance des équipes, et à chaque rôle de l’organisation (Administrateur, Finance, managers, commerciaux, etc.)
  • Transparente et lisible
  • Fluide et collaborative
  • Viable et sécurisée
  • Connexe aux autres outils de l’entreprise (CRM, ERP, SIRH, logiciels de paie, etc.)
  • Équipe support à disposition

De nombreuses entreprises de tailles et de secteurs différents (Spendesk, Doctolib, Make, Payfit, etc.) font d’ores et déjà confiance aux équipes de Qobra pour gérer et calculer les commissions de leurs collaborateurs !

Envie d’en savoir plus ? 🤷‍♂️

Nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner dans la gestion de vos plans de rémunération variable.

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Axel Poitral
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December 12, 2022