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Outil de commissionnement : Excel vs Solution interne vs Logiciel

Comparez les fonctionnalités des différentes solutions de commissionnement (Excel, solution interne et logiciel spécialisé) pour trouver la meilleure option pour votre entreprise.

Par
Antoine Fort
·
CEO @Qobra

February 26, 2024

La question persistante de construire ou d'acheter une solution trouve un écho particulier dans le domaine de la gestion des commissions. Entre Excel, solutions internes et logiciels dédiés, le choix n'est jamais simple…

Cependant, comme le soulignent les équipes commerciales, finances et opérations, la réponse dépend de multiples facteurs !

La commission de vente, élément crucial dans la gestion d'une entreprise, est souvent perçue comme une affaire unique à chaque organisation. Pourtant, malgré cette singularité, les défis communs persistent : flexibilité, adaptation constante et automatisation efficace. C'est dans ce contexte mouvant que la question de la construction ou de l'achat d'une solution de gestion des commissions trouve son terrain de jeu.

Cet article explore les tenants et les aboutissants de cette question cruciale, en éclairant les avantages et les inconvénients de chaque option.

1. Gestion des commissions avec Excel : Avantages et inconvénients

Gestion des commissions avec excel : Avantages et inconvénients

Avantages

Dans la gestion des commissions de vente, Excel occupe une place bien établie, souvent vantée pour sa simplicité et sa flexibilité. Mais pourquoi cet outil de feuille de calcul demeure-t-il si populaire malgré l'émergence de solutions logicielles plus spécialisées ?

Accessibilité universelle

D'abord et avant tout, la prévalence d'Excel dans les environnements professionnels en fait un choix évident pour de nombreuses entreprises.  

La suite Microsoft Office étant déjà largement utilisée, Excel est facilement accessible à la plupart des employés. Sa disponibilité pré-installée sur la plupart des ordinateurs de bureau et portables en fait un outil familier pour la gestion des commissions de vente.

Prise en main rapide

L'un des principaux attraits d'Excel réside dans sa facilité de prise en main.

Pour les entreprises à la recherche d'une solution rapide pour gérer des plans de commissionnement basiques, Excel offre un démarrage immédiat sans nécessiter de formation approfondie ou de coûts d'intégration. En théorie, il suffit d'ouvrir Excel et de commencer à travailler.

Toutefois, la réalité peut parfois différer de cette vision idéale. En sortant des schémas de rémunération simples, la gestion des commissions dans Excel peut rapidement devenir complexe. La nécessité de maîtriser des fonctionnalités avancées telles que les macros VBA, la complexité croissante des feuilles de calcul et les défis liés à la maintenance peuvent rendre cette solution moins attrayante à long terme.

Inconvénients

Souvent considéré comme l'outil de prédilection pour diverses tâches de gestion et d'analyse de données, Excel présente plusieurs inconvénients majeurs lorsqu'il s'agit de gérer les commissions de manière efficace et efficiente.

Voici quelques-uns des défis auxquels les entreprises peuvent être confrontées lorsqu'elles choisissent d'utiliser Excel :

Manque de partage multi-utilisateurs

Contrairement aux solutions SaaS offrant une approche multi-utilisateurs, Excel est limité à un seul utilisateur, rendant difficile le partage efficace des données de commission entre plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.

"Avant, on passait par des Google Sheets, ça nous prenait pas mal de temps, surtout que ça nous faisait pas mal d’allers-retours entre les Sales, les managers commerciaux et la finance."

Paul Barret, Sales Ops chez Glady

Manque de fiabilité des données

Excel pas de capacités natives pour se connecter à d'autres systèmes tels que les CRM, ERP et les logiciels de paie. Cette limitation entraîne des processus lents, sujets aux erreurs et non en temps réel.

Selon une enquête de Quotapath et Global Surveyz, voici le pourcentage d'entreprises dont les commerciaux déclarent au moins un litige sur les commissions par an : 58% (moins de la moitié), 34% (très peu), 4% (plus de la moitié), 4% (aucun).

"Avec Excel, nous devions sélectionner à la main les données de Salesforce, créer des dashboards, vérifier tous les éléments, etc."

Tomas Hons, GTM Strategy & Operations Manager chez Make

Solution non conçue pour la gestion des commissions

Contrairement aux outils dédiés à la gestion des commissions, Excel n'offre pas de pas de fonctionnalités spécifiques telles que la gestion des plans de commission, la définition des quotas, ou la création de rapports personnalisés. Cela oblige les utilisateurs à élaborer leurs propres solutions, ce qui peut être fastidieux et source d'erreurs.

"Excel nous prenait énormément de temps, que ce soit au niveau de récupérer les différentes informations (les quotas, les changements d'équipe, etc) et réajuster tous ces éléments, mettre à jour le template Excel, le faire valider au manager et ensuite le communiquer aux équipes."

Aude Cadiot, Revenue Operations Lead chez Spendesk

Limites en termes d'évolutivité et de complexité

La gestion des commissions dans Excel peut rapidement devenir complexe et fastidieuse, en particulier lorsque les plans de rémunération deviennent plus sophistiqués. La nécessité de créer et de gérer des formules complexes peut rendre le processus sujet à des erreurs humaines et chronophages.

Les risques financiers associés à l'utilisation d'Excel pour des processus critiques ont été démontrés par JPMorgan Chase, soulignant l'importance de solutions plus avancées pour éviter de telles erreurs.

Manque de visibilité en temps réel

Excel ne fournit pas de mise à jour en temps réel des données, ce qui signifie que les informations sur les commissions peuvent rapidement devenir obsolètes. Sans une vue en temps réel des performances des ventes et des commissions associées, les décideurs peuvent avoir du mal à prendre des décisions éclairées.

Pour preuve, selon The state of sales compensation, seulement 32% des commerciaux ont une visibilité en temps réel sur leurs commissions et savent exactement combien ils vont gagner après un deal.

"Excel implique : des formules qui parfois sont cassées, des calculs qui sont parfois un peu opaques puisque les Sales ne les comprenaient pas forcément et surtout une ergonomie qui n'est pas évidente."

Clément Bouillaud, Directeur des Opérations chez Partoo

In fine, ce manque de visibilité en temps réel, cette opacité incite les commerciaux à revoir eux-mêmes leurs commissions, à les recalculer, leur faisant perdre un temps précieux pour s’atteler à leur cœur de métier, à savoir vendre.  

"La problématique, c'est qu'on avait le sentiment que nos équipes passaient beaucoup de temps à gérer leurs commissions, et du coup, ils perdaient un peu de temps sur l'essentiel de notre business, à savoir vendre des appartements."

Anatole Oger, Sales Manager chez Hosman

Difficile de gérer une grande quantité de données

Bien qu'Excel puisse être efficace pour traiter de petites quantités de données, il peut rapidement atteindre ses limites lorsqu'il est confronté à de grands ensembles de données. Les feuilles de calcul volumineuses peuvent devenir difficiles à gérer et peuvent entraîner des temps de traitement lents et des erreurs considérables.

"On pouvait donc parfois mettre jusqu'à 2 jours pour sortir les variables sur Excel."

Martin Dambrine, Sales Ops chez Indy

Manque de contrôle des droits d'accès

Excel ne dispose pas de mécanismes sophistiqués de gestion des droits d'accès, ce qui peut rendre difficile la protection des informations confidentielles sur les commissions. Sans la capacité de définir précisément qui peut accéder et modifier les données de commissions, les entreprises risquent des fuites d'informations sensibles.

Risques liés à la sécurité des données

Les feuilles de calcul Excel sont souvent stockées localement sur les ordinateurs des utilisateurs, ce qui les rend vulnérables aux attaques informatiques et aux pertes de données. Les entreprises doivent prendre des mesures supplémentaires pour sécuriser ces fichiers, ce qui peut être difficile à mettre en œuvre de manière efficace.

Difficile d'auditer les données

Sans un système de suivi des modifications robuste, il peut être difficile pour les entreprises de retracer l'historique des changements apportés aux données de commissions dans Excel. Cela peut poser des problèmes lors des audits internes ou externes, et peut compromettre la conformité aux réglementations en vigueur.

En conclusion, bien que largement utilisé, Excel présente des limitations significatives pour la gestion des commissions, notamment en termes de partage, de connectivité, de fonctionnalités spécifiques et d'évolutivité.

Pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus de rémunération des ventes, l'investissement dans des solutions plus avancées et intégrées est essentiel pour éviter les erreurs coûteuses et améliorer l'efficacité globale des opérations de vente.

2. Gestion des commissions avec une solution interne : Avantages et inconvénients

Gérer les commissions avec une solution interne : Avantages et inconvénients

Avantages

La décision de construire une solution interne pour gérer les commissions de vente présente plusieurs avantages stratégiques et pratiques, offrant aux entreprises la flexibilité et le contrôle nécessaires pour répondre efficacement à leurs besoins spécifiques.  

Voici quelques-uns des avantages clés de cette approche :

Personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques

L'un des principaux avantages de construire une solution interne est la capacité à la personnaliser selon les besoins spécifiques de l'entreprise.

Contrairement à certaines solutions préfabriquées qui peuvent nécessiter des compromis, une solution interne peut être conçue pour répondre exactement aux exigences uniques de l'organisation en termes de structures de rémunération, de workflows et de rapports.

Contrôle de la roadmap de développement

Avec une solution interne, les entreprises ont un contrôle direct sur la feuille de route de développement de l'outil. Plutôt que de dépendre des mises à jour fournies par un fournisseur tiers, les équipes internes peuvent prioriser et mettre en œuvre les fonctionnalités en fonction des besoins évolutifs de l'entreprise, offrant ainsi une flexibilité et une réactivité accrues.

La construction d'une solution interne pour gérer les commissions de vente offre aux entreprises une approche personnalisée et contrôlée qui peut répondre efficacement à leurs besoins uniques.

En capitalisant sur des logiciels existants, en personnalisant les fonctionnalités et en contrôlant la feuille de route de développement, les entreprises peuvent optimiser leurs processus de rémunération des ventes et améliorer leur compétitivité sur le marché.

Inconvénients

La création d'une solution interne pour la gestion des commissions de vente peut sembler attrayante à première vue, offrant la possibilité de personnaliser l'outil selon les besoins spécifiques de l'entreprise.

Cependant, cette approche comporte son lot d'inconvénients et de défis significatifs. Explorons les principaux inconvénients de construire une solution interne pour gérer les commissions, ainsi que les ressources et les outils nécessaires pour relever ces défis.

Manque d'expertise dans le domaine

La conception et le développement d'une solution interne exigent une expertise approfondie dans le domaine de la gestion de la rémunération variable. Sans cette connaissance spécialisée, il est facile de concevoir un produit peu fiable qui peut compromettre les performances des équipes de vente.

Les systèmes développés en interne sont souvent complexes et codés de manière à ce que seules quelques personnes comprennent leur fonctionnement, ce qui peut entraîner une dépendance et une inefficacité opérationnelle.

De manière générale, les entreprises obtiennent un résultat fonctionnel, mais limité dans leurs capacités, ne répondant pas pleinement à leurs besoins. De plus, le manque de connaissances dans le domaine des commissions de vente peut entraîner des erreurs de calcul coûteuses pour l'entreprise.

Temps nécessaire à la création

La création d'une solution interne demande du temps, depuis la définition des exigences jusqu'à la mise en œuvre et la maintenance continue. Les processus de conception, de développement, de test et de déploiement peuvent prendre des mois, voire des années, en fonction de la complexité de la solution et des ressources disponibles.

Coût total de possession élevé

La construction d'une solution interne peut sembler économique à court terme, mais à long terme, elle peut s'avérer coûteuse.

Les ressources internes et externes nécessaires pour concevoir, développer, tester, mettre en œuvre et maintenir la solution entraînent des coûts significatifs.

De plus, les coûts de maintenance et de mise à niveau d'une solution interne augmentent avec le temps, surtout si des modifications fréquentes sont nécessaires pour s'adapter aux changements dans les plans de commission ou dans l'entreprise elle-même.

Complexité et limitations fonctionnelles

Les solutions internes sont souvent incapables de gérer la complexité des plans de rémunération des ventes, en particulier dans les entreprises avec de grandes équipes de vente et des plans de commission multiples.  

La conception et le développement d'une infrastructure interne pour gérer des attributs de rémunération variés, tels que les mécanismes d'accélérateurs des commissions, les déclencheurs de rémunération différée et les accélérateurs spécifiques aux produits, peuvent être difficiles et entraîner des limitations fonctionnelles.

Par exemple, la création d'une solution dans son CRM peut offrir des possibilités de personnalisation, mais elle peut également être limitée dans sa capacité à gérer des calculs de commission avancés. Les systèmes personnalisés peuvent également manquer de flexibilité pour s'adapter aux changements constants dans les plans de rémunération des ventes, nécessitant des ressources supplémentaires pour développer de nouvelles fonctionnalités.

Risques liés aux ressources et à la maintenance

La création et la maintenance d'une solution interne impliquent des risques liés aux ressources humaines, notamment la dépendance à l'égard des ressources internes ou externes pour le développement et la maintenance de la solution. Par exemple, la démission d'un programmeur après la mise en service d'une application interne peut laisser l'entreprise sans support technique et incapable de faire face aux problèmes ou aux changements nécessaires.

De plus, la maintenance continue d'une solution interne nécessite du temps, des ressources et des compétences spécialisées pour gérer les bugs, les mises à jour et les évolutions des besoins de l'entreprise.

En conclusion, bien que la création d'une solution interne pour la gestion des commissions puisse sembler attrayante, elle comporte des inconvénients importants en termes de coûts, de complexité, de risques et de temps nécessaires. Les entreprises doivent peser attentivement ces facteurs et envisager des alternatives telles que les logiciels spécialisés pour répondre à leurs besoins en matière de gestion des commissions de vente.

3. Gestion des commissions avec un logiciel : Avantages et inconvénients‍

Gestion des commissions à l'aide d'un logiciel : Avantages et inconvénients

Avantages

Lorsqu'il s'agit de gérer les commissions, investir dans un logiciel dédié présente une multitude d'avantages par rapport à l'utilisation de simples feuilles de calcul ou à la mise en place d’une solution interne.

Examinons de près ces avantages et voyons pourquoi un logiciel de calcul et de gestion des commissions peut être le choix idéal pour votre entreprise.

Meilleure visibilité et transparence

Un logiciel de commissionnement offre une visibilité accrue sur le processus de commissionnement, permettant aux commerciaux, aux managers et aux dirigeants d'accéder aux données en temps réel.  

Cette transparence renforce la la confiance des commerciaux dans le système de rémunération, les motivant à se concentrer sur leur cœur de business !

De plus, les directeurs commerciaux peuvent mieux piloter leurs équipes en se basant sur des données concrètes telles que l'atteinte des quotas et les commissions perçues.

"Qobra offre une visibilité aux commerciaux sur leur rémunération à venir tout en leur permettant de comprendre comment leur performance est traduite en termes financiers. La plupart des commerciaux sont motivés par la possibilité de gagner plus d'argent s'ils réalisent de bonnes performances. Avec Qobra, ils peuvent donc voir à tout moment quelle est le montant de leur rémunération variable à l'instant même, mais aussi ce qu’elle sera à la fin du mois."

Manuelle Douroux, Sales Ops Lead chez Agicap
Tableau de bord

Gain de temps considérable

En automatisant les processus de gestion de la rémunération, les entreprises peuvent réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires pour gérer les programmes de rémunération incitative.

En éliminant les tâches manuelles telles que le reporting et le traitement des transactions, les équipes de vente, de finance et de RH peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui se traduit par une productivité accrue.  

La flexibilité des logiciels permet également de gérer facilement les changements organisationnels, favorisant ainsi la croissance et l'évolutivité de l'entreprise.

"Sur la partie closing des commissions, on est passé de 5 à 2 jours avec Qobra."

Vladimir Ionesco, Director of Global Sales Performance chez Doctolib

De plus, les outils tels que Qobra offrent une expérience utilisateur conviviale, permettant aux utilisateurs de naviguer facilement dans le système et d'accéder rapidement aux informations pertinentes sur leur rémunération. Cette facilité d'utilisation encourage une adoption plus large de la plateforme, maximisant ainsi son impact sur la productivité globale des ventes.

Précision et fiabilité

Les logiciels de commissionnement garantissent un calcul précis des commissions, réduisant ainsi les risques d'erreurs coûteuses.

Contrairement aux feuilles de calcul Excel, connues pour leur propension aux erreurs, les logiciels offrent une fiabilité accrue, ce qui renforce la confiance des commerciaux dans le système de rémunération.

"Avec Qobra, il n'y a pas de discussion potentielle autour d'erreurs de calcul."

Pierre-Gaël Pasquiou, Chief Sales Officer chez Welcome to the Jungle

Intégration en temps réel et personnalisation

Les logiciels de commissionnement des ventes offrent des intégrations en temps réel avec les CRM, fournissant ainsi des données commerciales actualisées pour un suivi précis des performances.

De plus, ces logiciels permettent la personnalisation des tableaux de bord pour répondre aux besoins spécifiques des commerciaux, des managers et des équipes de direction, favorisant ainsi une meilleure prise de décision et une gestion plus efficace.

"Le premier critère qui nous a poussés à choisir Qobra, c’était la connectivité avec nos outils. Donc Salesforce, notre CRM, hyper important. Le deuxième, c’était la lisibilité et la facilité de compréhension de ces résultats pour le collaborateur. Le troisième, c’était la facilité d’administration de l’outil. En tant que Ops, c’est hyper important d’avoir un outil qui soit intuitif, flexible et qui puisse nous permettre de faire des changements très rapidement."

Aude Cadiot, Revenue Operations Lead chez Spendesk
Intégrations

Amélioration de l'agilité de l'entreprise

Des plateformes comme Qobra offrent également une meilleure compréhension du marché et des clients, grâce à l'analyse des données. En identifiant les tendances émergentes et en comprenant les besoins changeants des clients, les entreprises peuvent ajuster leurs stratégies de vente en temps réel, gagnant ainsi un avantage concurrentiel.

De plus, la flexibilité des solutions automatisées permet aux entreprises de s'adapter rapidement aux changements du marché et de modifier les plans de rémunération selon les besoins. Cette agilité est essentielle pour rester compétitif dans un environnement commercial en constante évolution.

"Qobra permet de pouvoir mettre en lumière la corrélation entre leur performance et leur rémunération."

Diva Fumery, Head of Business Operations chez Welcome to the Jungle

Amélioration de la performance commerciale

Premièrement, en libérant les commerciaux de tâches fastidieuses liées au calcul de leurs commissions, les logiciels spécialisés leur permettent de se concentrer sur la vente.

Selon une étude réalisée par Qobra et Modjo, 61,9% des collaborateurs bénéficiant d’un logiciel de calcul et de gestion des commissions ont dépassé leurs objectifs contre seulement 30,1% pour ceux bénéficiant d’Excel ou Google Sheets.

De plus, en offrant une visibilité claire sur la manière dont chaque transaction affecte leur rémunération, les vendeurs peuvent structurer des accords plus adaptés à leurs besoins tout en étant alignés sur les objectifs de l'entreprise.

Enfin, l'automatisation facilite l'analyse des données, permettant aux entreprises de concevoir des territoires de vente optimisés et de repérer les opportunités de croissance. En combinant ces avantages, les entreprises peuvent s'attendre à des taux de réalisation des ventes plus élevés et à une meilleure productivité des équipes de vente.

"Depuis que nous avons Qobra, nous avons observé entre 15 et 20% de progression sur l’atteinte des objectifs."

Tomas Hons, GTM Strategy & Operations Manager chez Make
Accélérateur

Alignement des équipes commerciales, opérations et finances

À travers l’ensemble des points énumérés ci-dessus, nous avons vu qu’un outil de commissionnement permet d’aligner ses équipes commerciales, opérationnelles et financières.

Et pour cause :

  • Transparence et clarté : En réduisant les malentendus et suspicions entre les équipes commerciales, opérationnelles et financières, un outil comme Qobra favorise ainsi une meilleure collaboration et un alignement des objectifs.
  • Objectifs communs : En alignant les structures de rémunération des équipes commerciales sur les objectifs stratégiques de l'entreprise, un logiciel de commissionnement aide à créer un alignement des intérêts entre les différentes parties prenantes.
  • Optimisation des performances : En utilisant des données précises sur les performances des ventes, l'outil de commissionnement permet aux entreprises d'ajuster les incitations financières pour encourager les comportements souhaités.
  • Contrôle des coûts : En automatisant le processus de calcul des commissions, les entreprises peuvent réduire les erreurs et les fraudes potentielles liées au calcul manuel des rémunérations.
  • Rapports et analyses : Les outils de commissionnement fournissent généralement des fonctionnalités de reporting et d'analyse avancées, permettant aux équipes opérationnelles et financières de suivre et d'évaluer l'impact des stratégies de rémunération sur les performances commerciales et les résultats financiers de l'entreprise.

En résumé, l'achat d'un logiciel de commissionnement des ventes présente de nombreux avantages par rapport aux méthodes traditionnelles telles que l'utilisation d'Excel ou des solutions internes. De la meilleure visibilité et transparence à l'augmentation de la productivité et à la réduction des coûts, les logiciels spécialisés offrent une solution complète et efficace pour gérer les commissions des ventes, favorisant ainsi la croissance et le succès à long terme de l'entreprise.

Inconvénients

Lorsqu'il s'agit de choisir un logiciel pour gérer les commissions des ventes, il est crucial de considérer attentivement les inconvénients potentiels.

Voici quelques éléments à prendre en compte avant de vous engager dans l'achat d'une solution logicielle :

Service clientèle potentiellement défaillant

L'un des principaux inconvénients d'opter pour un logiciel de gestion des commissions est le risque de rencontrer un service clientèle inadéquat. Si le support n'est pas à la hauteur, vous pourrez vous retrouver sans l'assistance nécessaire pour utiliser correctement le logiciel.

À titre d’exemple, un manque d’agilité ou de personnalisation du logiciel, un manque de compétence du support technique, etc. Un ensemble d’éventuelles défaillances qui doivent être anticipées pour éviter de nuire à la satisfaction des équipes utilisatrices (Ventes, Finances, RH, etc.).

💡 Bonne pratique

Avant de prendre une décision, assurez-vous de faire des recherches approfondies, de consulter des plateformes d’avis clients comme  G2 ou Capterra, ou encore de contacter directement des clients de la solution.

Absence d’un responsable compétent en interne pour l’implémentation du logiciel

Tout d'abord, la non-désignation d'un individu clé en interne pour superviser ce processus critique peut laisser le projet sans direction claire. De plus, le manque de compétences ou de connaissances spécifiques sur le sujet des commissions de la part du responsable désigné en interne peut compromettre sérieusement la qualité de l'implémentation.

Les conséquences peuvent être significatives. Tout d'abord, le retard dans l'implémentation du logiciel peut entraîner des perturbations dans les processus de gestion des commissions existants, ce qui peut affecter la motivation des équipes et leur efficacité. Dans certains cas extrêmes, cela peut même entraîner l'annulation pure et simple du projet d'implémentation du logiciel, entraînant ainsi une perte de ressources et de temps considérable. De plus, même si le projet parvient à être mené à terme, le manque d'implication et de soutien des équipes commerciales, opérationnelles et financières internes peut compromettre l'adoption du logiciel, limitant ainsi ses avantages potentiels.

💡 Bonne pratique

Il est crucial de désigner le plus tôt possible un voire plusieurs responsables compétents, bien informés et dotés des compétences techniques nécessaires, ainsi que d'une compréhension approfondie des processus de gestion des commissions spécifiques à l'entreprise. De plus, il est essentiel de mettre en place des mécanismes de soutien et de formation pour garantir que les équipes internes comprennent et adoptent efficacement le nouveau système. Les entreprises peuvent ainsi maximiser leurs chances de réussite dans l'implémentation.

Un coût initial élevé

Premièrement, il y a une barrière psychologique à franchir. Nombreux sont ceux qui comparent ce coût à zéro avec la disponibilité gratuite d'Excel, une alternative courante. Cependant, cette comparaison ne tient pas compte des fonctionnalités spécifiques et de la complexité accrue offertes par les logiciels spécialisés.

Une autre considération importante est celle de développer une solution interne. Certains pensent à tort que cela représente un coût minime voire inexistant, puisqu'ils mobilisent des ressources humaines internes. Cependant, il est crucial de reconnaître que le coût réel de cette démarche est bien présent. En effet, en prenant en compte le temps nécessaire au développement ainsi que la maintenance continue de la solution, les dépenses s'avèrent souvent bien plus élevées que l'achat d'un logiciel spécialisé prêt à l'emploi.

💡 Bon à savoir

Malgré le coût de départ élevé, le retour sur investissement d’un logiciel spécialisé est considérable. Premièrement, le gain de temps des équipes commerciales, opérations et finances peut aller de quelques heures par semaine à plusieurs personnes mobilisées à plein temps sur le sujet. Ensuite, un logiciel spécialisé va impacter les performances commerciales de l’entreprise, lui faisant croître jusqu’à plusieurs dizaines de pourcents ses résultats annuels.
"Sur l’année, on est en moyenne à 123% de performance individuelle, et Qobra fait partie d’un des maillons qui apporte cette motivation et qui nous fait performer au quotidien."

Clémentine Platel-Paris, Head of Sales Southern Europe chez Spendesk

4. Les 6 facteurs à prendre en compte avant de choisir une solution de gestion des commissions

Lorsqu'il s'agit de choisir la meilleure solution pour gérer les commissions des commerciaux, plusieurs facteurs doivent être pris en compte. Chaque option (Excel, une solution interne ou l'achat d'un logiciel dédié) présente ses propres avantages et inconvénients, en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Voici les principaux facteurs à considérer :

Taille de l'entreprise et complexité des structures de commissions

Excel

Pour les entreprises avec des structures de commissions simples et peu de commerciaux, c’est-à-dire 20 commerciaux ou moins, Excel peut être une option viable en raison de sa simplicité et de sa flexibilité.

Solution interne

Les entreprises avec des équipes importantes de développeurs dédiés à la construction de solutions internes, avec des compétences techniques autour des commissions et des structures de commissions complexes, une solution interne peut offrir une meilleure adaptation aux besoins évolutifs de l’entreprise.

Logiciel

Les entreprises avec une équipe de vente supérieure à 20 commerciaux et/ou une structure de commissions sophistiquée doivent souvent se diriger vers un logiciel dédié pour gérer efficacement les commissions de leurs collaborateurs.

Contraintes budgétaires

Excel

Excel est généralement la solution la moins coûteuse, car elle ne nécessite qu'un abonnement à Microsoft Office.

Solution interne

Le coût initial de développement peut être plus élevé, mais à long terme, une solution interne peut être plus rentable pour les entreprises qui prévoient une croissance importante.

Logiciel

Les logiciels de gestion des commissions peuvent représenter un investissement initial important, mais leur automatisation entraîne des économies de temps considérables et d'argent importantes à long terme.

Capacité à s'intégrer aux systèmes existants

Excel

Excel peut être utilisé de manière autonome, il est très difficile de l’intégrer à d'autres systèmes comme des CRM, cela nécessite souvent un travail manuel supplémentaire très complexe.

Solution interne

Une solution interne peut être conçue pour s'intégrer parfaitement aux systèmes existants de votre entreprise, offrant une synchronisation transparente des données. Cependant, le coût financier et humain est souvent très élevé car cela nécessite un développement complet et sur mesure.

Logiciel

Les logiciels de gestion des commissions sont conçus pour s'intégrer aux divers systèmes de CRM, ERP, RH et de paie, ce qui permet une automatisation rapide et complète du processus.

Exigences en matière d'assistance et de maintenance

Excel

L'assistance est limitée aux ressources en interne et la maintenance peut être fastidieuse en raison du risque d'erreurs humaines.

Solution interne

Le contrôle sur le support et la maintenance est total, mais cela nécessite des ressources internes pour gérer les mises à jour et les problèmes éventuels.

Logiciel

Les fournisseurs de logiciels offrent généralement un support technique et des mises à jour régulières, ce qui réduit drastiquement la charge de travail en interne.

Besoins en matière de conformité réglementaire

Excel

Avec Excel, vous êtes responsable de garantir la conformité réglementaire, ce qui peut être difficile sans les bonnes mesures en place.

Solution interne

Vous pouvez personnaliser votre solution pour répondre aux exigences spécifiques de conformité réglementaire de votre industrie.

Logiciel

Les logiciels de gestion des commissions peuvent être conçus pour prendre en charge diverses réglementations, offrant une tranquillité d'esprit en matière de conformité.

Évolution future et perspectives de croissance

Excel

Excel peut être limité en termes d'évolutivité, ce qui peut poser problème à mesure que votre entreprise se développe.

Solution interne

En construisant votre propre solution, vous pouvez la dimensionner pour répondre à la croissance future de votre entreprise.

Logiciel

Les logiciels de gestion des commissions sont évolutifs et s'adaptent à la croissance de votre entreprise grâce à des fonctionnalités modulaires et des mises à jour régulières.

En résumé, le choix entre Excel, une solution interne et un logiciel dédié pour gérer les commissions des commerciaux dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise en termes de taille, de complexité, de budget, de conformité et de croissance future. En évaluant soigneusement ces facteurs, vous pourrez prendre la meilleure décision pour optimiser votre processus de gestion des commissions et stimuler la performance de vos équipes commerciales.

Le mot de la fin…

La gestion des commissions est une pièce maîtresse de toute stratégie de rémunération des ventes efficace !

Dans cet article, nous avons exploré trois approches principales pour gérer les commissions : Excel, une solution interne et l'utilisation d'un logiciel dédié. Chacune de ces options présente des avantages et des inconvénients, et le choix dépendra largement des besoins et des priorités spécifiques de votre entreprise.

Pour les petites entreprises avec des structures de commissions simples et un nombre limité de vendeurs, Excel peut offrir une solution rapide et économique. Cependant, il convient de noter que les limites de cette approche deviennent rapidement apparentes à mesure que l'entreprise se développe et que les besoins en matière de gestion des commissions deviennent plus complexes.

La création d'une solution interne peut sembler attrayante pour les grandes entreprises disposant de ressources internes et d'un budget important. Cependant, cela peut être une entreprise coûteuse et chronophage, avec des risques associés à la maintenance et à la mise à l'échelle à long terme.

Enfin, l'utilisation d'un logiciel dédié offre de nombreux avantages, notamment une automatisation efficace, une flexibilité pour gérer des structures de commissions complexes et un support spécialisé pour répondre aux besoins changeants de l'entreprise. Bien que cela implique un investissement initial, cela peut offrir un retour sur investissement significatif à long terme en rationalisant les processus, en réduisant les erreurs et en permettant une analyse approfondie des performances de vente.

Il est essentiel que les entreprises évaluent attentivement leurs besoins en matière de gestion des commissions et prennent une décision éclairée en fonction de ces besoins. Quelle que soit l'approche choisie, il est important de se rappeler que la gestion efficace des commissions est un élément clé pour motiver et récompenser votre équipe de vente, ce qui peut avoir un impact direct sur les performances et la rentabilité de votre entreprise.

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