La présente politique relative aux données personnelles (« la Politique ») a été rédigée par la société par action simplifiée SalesCrew, enregistrée au registre du commerce et des sociétés d’Evry sous le numéro 885 069 039, dont le siège social est situé 3 rue Jules Guesde à Ris-Orangis (91130) (ci-après « SalesCrew »).
SalesCrew est un éditeur de logiciels dédiés à la gestion de la rémunération variable. Dans le cadre de son activité, SalesCrew met à la disposition de ses clients une solution qui se compose d’une interface spécifique pour le personnel chargé du suivi de la rémunération variable et d’une interface spécifique pour les commerciaux concernés par la rémunération variable.
La Politique a pour objet de décrire les traitements de données à caractère personnel que SalesCrew réalise afin de remplir son obligation d’information en tant que responsable de traitement au sens des textes relatifs à la protection des données à caractère personnel. La Politique est publiée et accessible à tout moment sur le site : www.qobra.co/fr/politique-de-confidentialite
1. Définitions et vocabulaire utilisé
Les définitions suivantes sont applicables à l’intégralité de la Politique :
- « Administrateur » : désigne toute personne physique salariée du Client et/ou tout tiers, expressément autorisée par le Client à utiliser la Solution pour gérer la rémunération variable des Utilisateurs.
- « Agent IA » : désigne les agents fondés sur l’intelligence artificielle mis à disposition par SalesCrew au sein de la Solution.
- « Client » : désigne toute personne morale ayant conclu un contrat avec SalesCrew afin de bénéficier de la Solution et des Services ainsi que toute personne physique représentant, salarié ou mandatée par la personne morale pour agir en son nom.
- « Compte » : désigne l’espace numérique dédié et individualisé permettant à tout Administrateur et à tout Utilisateur d’accéder à la Solution.
- « Conditions d’Essai » : désigne les conditions régissant l’accès gratuit et temporaire à l’Environnement d’Essai, acceptées par les Utilisateurs d’Essai pour le compte d’une entreprise prospect.
- « Contrat » : désigne le contrat conclu entre SalesCrew et un Client pour la mise à disposition de la Solution.
- « Environnement d’Essai » : désigne l’environnement d’évaluation dédié de la Solution, actuellement accessible à l’adresse https://try.qobra.ai.
- « Personne Concernée » : désigne un Visiteur, un Administrateur, un Utilisateur, un Utilisateur d’Essai ou toute autre personne dont les données personnelles seraient traitées par SalesCrew.
- « Réglementation » : désigne le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ainsi que la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version en vigueur.
- « Service » : désigne l’ensemble des services fournis par SalesCrew dans le cadre de la Solution tel que précisé dans le Contrat.
- « Site Web » : désigne le site web marketing de SalesCrew accessible depuis l’adresse https://fr.qobra.co/.
- « Solution » : désigne la solution numérique dénommée « Qobra » accessible depuis l’adresse https://app.qobra.co et éditée par SalesCrew, ainsi que l’ensemble de ses fonctionnalités.
- « Sous-Traitant » : désigne l’entreprise dont SalesCrew utilise les services dans le cadre de la mise en place des différents traitements de données à caractère personnel décrits ci-dessous.
- « Utilisateur » : désigne toute personne physique, salarié ou prestataire de service du Client, utilisant la Solution pour le calcul de sa rémunération variable.
- « Visiteur » : désigne toute personne consultant ou naviguant sur le Site Web.
- « Utilisateur d’Essai » : désigne toute personne physique créant un compte pour accéder à l’Environnement d’Essai pour le compte d’une entreprise prospect.
Sauf exigence contraire résultat du contexte, les définitions au singulier incluent le pluriel, et inversement.
2. Rôle de SalesCrew et responsabilités
2.1 SalesCrew agissant en tant que responsable de traitement
SalesCrew est responsable de traitement, au sens de la Règlementation, pour les données à caractère personnel suivantes :
- Données de connexion des Visiteurs sur le Site Web (adresse IP, historique et données de navigation, numéro unique associé à un cookie unique, préférence linguistique) ;
- Données de contact des Visiteurs et des Clients (nom, prénom(s), adresse email, numéro de téléphone, poste, raison sociale de l’entreprise pour/dans laquelle les Visiteurs et les Clients travaillent) ;
- Données de facturation du Client (adresse de facturation, moyen de paiement, établissement bancaire, historique des transaction, relevé d’identité bancaire) ;
- Données de connexion des Administrateurs et des Utilisateurs (identifiant de connexion, mot de passe protégé, adresse IP) ;
- Données de navigation des Administrateurs et Utilisateurs ;
- Données des Utilisateurs d’Essai : données d’identification et de contact fournies lors de la création d’un compte dans l’Environnement d’Essai (nom, prénom(s), adresse email professionnelle, poste, raison sociale, taille de l’entreprise), données de connexion, données relatives à l’utilisation de l’Environnement d’Essai (pages consultées, fonctionnalités utilisées, actions réalisées, temps passé, avancement du paramétrage, demandes de démonstration ou de rendez-vous) et données liées à l’utilisation des Agents IA dans l’Environnement d’Essai ;
- Données liées à l’utilisation des Agents IA, notamment les contenus soumis par les Utilisateurs et Administrateurs aux Agents IA (prompts, fichiers joints) ainsi que les échanges et contenus générés par les Agents IA ;
Pour toute question relative au traitement de leurs données à caractère personnel ou pour l’exercice des droits issus de la Réglementation, les Personnes Concernées peuvent contacter SalesCrew aux adresses suivantes :
- Par email, en écrivant à : data@qobra.co
- Par courrier, en écrivant à : SalesCrew, Données personnelles, 3 rue Jules Guesde, 91130 Ris-Orangis.
2.2 SalesCrew agissant en tant que sous-traitant
SalesCrew est sous-traitant au sens de la Règlementation pour les données à caractère personnel suivantes :
- Données identifiant les Administrateurs et les Utilisateurs (noms, prénoms, adresse email, photographies) ;
- Données permettant le calcul de la rémunération des Utilisateurs (parcours professionnel, poste occupé, rémunération perçue, données de performance clients).
- Données à caractère personnel figurant dans les documents et données importés par les Utilisateurs d’Essai dans l’Environnement d’Essai (notamment les plans de rémunération et les données relatives aux équipes commerciales du prospect), que SalesCrew traite pour le compte de l’entreprise prospect agissant en qualité de responsable de traitement ;
- Données liées à l’utilisation des Agents IA.
SalesCrew n’ayant aucun contrôle sur les moyens et les finalités du traitement réalisées par le Client, il agit donc en tant que sous-traitant au sens de la Réglementation. La manière dont le Client lui a confié le traitement de données à caractère personnel a fait l’objet de stipulations contractuelles dans le cadre du Contrat signé entre SalesCrew et le Client, conformément à la Réglementation. Lorsque des données à caractère personnel figurent dans les documents ou données importés par les Utilisateurs d’Essai dans l’Environnement d’Essai, ce traitement est régi par les Conditions d’Essai et l’Accord de traitement des données de SalesCrew.
En conséquence, les Administrateurs et les Utilisateurs contactant SalesCrew à l’adresse ci-dessus seront redirigés vers le responsable du traitement de leurs données à caractère personnel.
3. Les traitements réalisés par SalesCrew en tant que responsable de traitement, leurs finalités et leurs bases légales
| Traitement |
Finalité |
Base légale |
| Prospection et analyse des Visiteurs |
Identifier les Visiteurs du Site Web notamment dans un but marketing et de mise à disposition des contenus les plus adaptés suivant l’activité des Visiteurs |
Consentement |
| Création de Comptes |
Créer les Comptes afin que les Clients puissent permettre l’utilisation de la Solution aux Administrateurs et Utilisateurs |
Exécution du Contrat |
| Traitement des demandes d’assistance et accès aux Services |
Répondre aux demandes d’assistance des Clients et permettre à ces derniers de bénéficier des Services tel que convenu contractuellement |
Exécution du Contrat |
| Monitoring des bugs et erreurs de la Solution, des Services ou du Site Web |
Analyser les données de navigation et d’utilisation de la Solution afin de détecter, diagnostiquer et corriger les anomalies techniques |
Intérêt légitime de SalesCrew à assurer le bon fonctionnement technique de la Solution, des Services et du Site Web |
| Relation commerciale et prospection des Clients |
Développer la relation commerciale et informer les Clients des évolutions des offres de SalesCrew |
Intérêt légitime de SalesCrew à exploiter ces données |
| Enquête de satisfaction et amélioration du Site Web, de la Solution et des Services |
Améliorer continuellement le Site Web, la Solution et les Services notamment via des statistiques et les enquêtes de satisfaction |
Intérêt légitime de SalesCrew à exploiter ces données pour améliorer son Site Web, sa Solution et ses Services |
| Gestion client |
Suivre l’exécution du Contrat notamment pour l’établissement des factures, des commandes, des contrats et gérer les impayés et les réclamations |
Exécution du Contrat |
| Contentieux |
Permettre à SalesCrew d’organiser sa défense en cas de contentieux ou précontentieux |
Intérêt légitime de SalesCrew à se défendre |
| Paiement |
Permettre l’exécution des opérations de paiement autorisées par les Clients |
Exécution du Contrat |
| Fraude |
Empêcher la fraude et toutes escroqueries pouvant viser les Clients de SalesCrew et les Utilisateurs et Administrateurs de la Solution, notamment, mais pas seulement, l’utilisation de cartes bancaires volées |
Intérêt légitime de SalesCrew à empêcher la fraude |
| Connexion des Administrateurs et des Utilisateurs |
Identifier les Administrateurs et Utilisateurs lorsqu’ils utilisent la Solution et leur permettre de retrouver leurs Comptes |
Exécution du Contrat |
| Respect des conditions contractuelles |
Détecter et prévenir les usages non conformes aux conditions contractuelles applicables, notamment les CGU et les Conditions Additionnelles IA |
Intérêt légitime de SalesCrew à assurer le respect des conditions régissant l’accès et l’utilisation de la Solution, des Services et du Site Web |
| Analyse des comportements des Utilisateurs |
Mesurer l’utilisation ou l’adoption des fonctionnalités de la Solution |
Intérêt légitime de SalesCrew à comprendre l’utilisation de la Solution |
| Amélioration de la Solution et des Services |
Améliorer la performance, la qualité et la fiabilité de la Solution et de ses fonctionnalités, notamment les Agents IA |
Intérêt légitime de SalesCrew à améliorer continuellement la Solution et les Services |
| Gestion de l’accès à l’Environnement d’Essai |
Créer les comptes des Utilisateurs d’Essai, leur donner accès à l’Environnement d’Essai et faire fonctionner les Agents IA pendant l’essai |
Exécution des Conditions d’Essai |
| Suivi de l’essai et prospection des Utilisateurs d’Essai |
Informer les équipes commerciales et avant-vente de SalesCrew des actions des Utilisateurs d’Essai dans l’Environnement d’Essai (avancement du paramétrage, fonctionnalités utilisées, temps écoulé, demandes de démonstration) et contacter les Utilisateurs d’Essai pour assurer le suivi de l’essai, proposer une démonstration et présenter les offres de SalesCrew |
Intérêt légitime de SalesCrew à développer son activité auprès de prospects professionnels (les Utilisateurs d’Essai peuvent s’y opposer à tout moment) |
| Préparation de démonstrations personnalisées |
Utiliser le paramétrage réalisé dans l’Environnement d’Essai pour préparer une démonstration de la Solution adaptée aux besoins du prospect |
Intérêt légitime de SalesCrew à présenter la Solution de manière pertinente |
| Sécurité de l’Environnement d’Essai et prévention des abus |
Détecter et prévenir les usages abusifs ou frauduleux de l’Environnement d’Essai (accès automatisés, comptes multiples, accès par des concurrents, contournement des limites d’utilisation) |
Intérêt légitime de SalesCrew à protéger la Solution et son savoir-faire |
4. Destinataire des données à caractère personnel traitées
Les données à caractère personnel collectées sur les Personnes Concernées et traitées sont nécessaires à la poursuite de l’ensemble des finalités précitées et sont exclusivement destinées aux services internes de gestion de SalesCrew ainsi que, le cas échéant, à ses Sous-Traitants.
Les catégories de Sous-Traitants à qui peuvent être communiqués des données à caractère personnel sont les suivantes :
- Opérations quotidiennes : Les Sous-Traitants qui fournissent des solutions numériques utiles aux opérations quotidiennes de SalesCrew, comme des solutions d’hébergement de données, de gestion de clients et prospects, détection des erreurs ou bugs du logiciel, suivis de l’usage de la Solution, mises à jour et bon fonctionnement de la Solution).
- Opérations de maintenance : Les Sous-Traitants qui ont accès à la technologie de SalesCrew afin d’effectuer des opérations de maintenance ou pallier des problèmes techniques des produits et services de SalesCrew en cas d’urgence ;
- Fournisseurs de solutions d’intelligence artificielle : les Sous-Traitants qui fournissent l’infrastructure et les modèles d’intelligence artificielle nécessaires au fonctionnement de la Solution, y compris des Agents IA.
- Services financiers : Les Sous-Traitants qui offrent des solutions spécialisées dans les services financiers, comme par exemple des services de paiement.
Il est précisé que ni SalesCrew, ni ses Sous-Traitants ne commercialisent, de quelque manière que ce soit, les données à caractère personnel des Personnes Concernées.
5. La durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel des Personnes Concernées ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire :
- Les données à caractère personnel collectées lors de la visite du Site Web par les cookies sont conservées pendant une durée de vingt-cinq (25) mois à compter de la collecte de la donnée personnelle.
- Les données à caractère personnel collectées lors de la visite du Site Web par le fait de remplir un formulaire sont conservées pendant une durée de trente-six (36) mois à compter de leur dernière interaction avec SalesCrew ou à défaut à compter du remplissage du formulaire.
- Les données à caractère personnel collectées lors de la création des Comptes, lors de l’identification des Utilisateurs et Administrateurs à leur Compte, lors d’une demande d’assistance et les données liées à l’utilisation des Agents IA sont conservées pour une durée de soixante (60) jours à compter de la fin du Contrat avec le Client sauf si des durées de conservation plus courtes ou plus longues sont requises par le Client et/ou prévues par les politiques internes de SalesCrew en fonction des réglementations applicables.
- Les données à caractère personnel relatives aux Utilisateurs d’Essai et à l’utilisation de l’Environnement d’Essai (y compris les données liées à l’utilisation des Agents IA dans l’Environnement d’Essai) sont conservées pendant la durée de l’essai et pendant quatre-vingt-dix (90) jours après son terme, durée prolongée, lorsque des discussions relatives à un abonnement sont en cours, jusqu’au terme de ces discussions et au plus tard six (6) mois après la fin de l’essai. Les données de contact des Utilisateurs d’Essai utilisées à des fins de prospection sont conservées pendant trente-six (36) mois à compter de leur dernière interaction avec SalesCrew.
SalesCrew s’engage à anonymiser, archiver ou supprimer les données personnelles des Personnes Concernées dès que la finalité et la durée de conservation expirent.
6. Les droits des personnes concernées
6.1 La nature des droits
Conformément à la Règlementation, la Personne Concernée bénéficie des droits prévus par la Réglementation, à savoir :
- Droit d’accès : toute Personne Concernée peut connaître quelles sont les données à caractère personnel dont SalesCrew dispose la concernant et en obtenir une copie.
- Droit de rectification et d’effacement : toute Personne Concernée peut demander à ce que soient rectifiées les données à caractère personnel erronées ou obsolètes la concernant, ainsi que leur suppression.
- Droit d’opposition et à la limitation du traitement : toute Personne Concernée peut s’opposer à la manière dont SalesCrew traite ses données à caractère personnel ou demander à ce que le traitement la concernant soit limité, dans la mesure où cela est possible et sous réserve des motifs légitimes impérieux dont pourrait justifier SalesCrew pour continuer le traitement, comme par exemple les obligations légales en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.
- Droit à la portabilité : toute Personne Concernée peut demander à SalesCrew d’envoyer les données à caractère personnel la concernant dans un format organisé, communément utilisé et lisible par une machine afin de les transmettre à un autre responsable de traitement, sous réserve que cela soit possible.
- Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : toute Personne Concernée peut contacter la CNIL ou toute autre autorité de contrôle compétente si elle estime que SalesCrew n’a pas respecté certaines règles prévues par la Réglementation (des informations sur la possible saisine de la CNIL sont fournies sur leur site).
6.2 L’exercice des droits
L’exercice des droits offerts par la Réglementation n’est pas illimité (SalesCrew est en droit de ne pas répondre aux demandes manifestement infondées ou excessives) et chacun d’entre eux répond à des conditions qui sont imposées par la Règlementation. À ce titre, les éléments suivants sont précisés :
- Identité : toute Personne Concernée devra justifier de son identité et indique l’adresse à laquelle elle souhaite être jointe.
- Délai de réponse : les demandes sont traitées par SalesCrew dans un délai raisonnable compte tenu de la complexité, du nombre de demandes formulées et de la Règlementation.
- Gratuité : l’exercice des droits est par principe gratuit. Dans les cas où une demande impliquerait des coûts importants, la Personne Concernée pourrait être amenée à supporter des frais.
Ces exigences doivent être respectées, à défaut les demandes pourront ne pas être traitées.
7. Les transferts de données
Les données à caractère personnel traitées par SalesCrew sont hébergées par Amazon Web Services, dont les serveurs sont situés dans l’Union européenne.
Certaines des données à caractère personnel traitées par certains Sous-Traitants sont transférées en dehors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Dans une telle hypothèse, SalesCrew s’est assuré que les Sous-Traitants concernés mettaient en œuvre les mesures juridiques, techniques et organisationnelles adaptées pour encadrer tout transfert de données à caractère personnel, notamment en ayant recours à des clauses contractuelles types élaborées par la Commission européenne.
Les Personnes Concernées peuvent obtenir copie des données à caractère personnel transférées en contactant l’adresse suivante : data@qobra.co
8. Cookies
Un « cookie » est un petit fichier informatique, un traceur, déposé et lu par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile et ce, quel que soit le type de terminal utilisé (ordinateur, smartphone, liseuse numérique, objet connecté à internet…).
Conformément à l’article 82 de la Loi informatique et libertés, tout abonné ou utilisateur d’un service de communications électroniques doit être informé de manière claire et complète, sauf s’il l’a été au préalable, par le responsable de traitement ou son représentant (i) de la finalité de toute action tendant à accéder, par voie de transmission électronique, à des informations déjà stockées dans son équipement terminal de communication électronique ou à inscrire des information dans cet équipement et (ii) des moyens dont il dispose pour s’y opposer. Ces accès ou inscriptions ne peuvent avoir lieu qu’à la condition que l’abonné ou la personne utilisatrice ait exprimé, après avoir reçu cette information, son consentement. Les Personnes Concernées peuvent retirer leur consentement à l’utilisation de ces traceurs en cliquant ici sur « Gérez vos cookies » dans le pied de page du Site Web.
Il est également prévu que ces règles ne sont pas applicables si l’accès aux informations stockées dans l’équipement terminal de l’utilisateur ou l’inscription d’informations dans l’équipement terminal de l’utilisateur (i) soit a pour finalité exclusive de permettre ou faciliter la communication par voie électronique, (ii) soit est strictement nécessaire à la fourniture d’un service de communication en ligne à la demande expresse de l’utilisateur.
Dans le cadre de cette exception, SalesCrew a recours aux cookies suivants :
- Cookies de mesures d’audience afin de mesurer l’activité et la fréquentation de notre Site Web. Ces cookies sont conservés pendant une durée de treize (13) mois à compter du dépôt du cookie.
- Cookies de personnalisation de l’interface utilisateur afin d’enregistrer les préférences linguistiques exprimées par le Visiteur. Ces cookies sont conservés pendant une durée de six (6) mois à compter de la dernière visite du Site Web.
- Cookies conservant le choix exprimé par le Visiteur sur le dépôt des cookies afin de permettre d’enregistrer le choix exprimé par le Visiteur. Ces cookies sont conservés pendant une durée de six (6) mois à compter de la dernière acceptation, refus ou personnalisation du Visiteur.
Dans l’Environnement d’Essai, SalesCrew utilise (i) des cookies strictement nécessaires à l’authentification, à la gestion de session et à la sécurité, exemptés de consentement, et (ii) sous réserve du consentement préalable de l’Utilisateur d’Essai, recueilli via un bandeau de consentement lors du premier accès à l’Environnement d’Essai, des cookies de mesure d’audience et d’accompagnement produit permettant de mesurer l’utilisation de l’Environnement d’Essai et d’informer les équipes commerciales et avant-vente de SalesCrew de la progression de l’Utilisateur d’Essai. Ces cookies sont conservés pendant une durée de treize (13) mois à compter de leur dépôt. Les Utilisateurs d’Essai peuvent retirer leur consentement à tout moment via « Gérez vos cookies » dans l’Environnement d’Essai.
9. Mesures de sécurité
SalesCrew prend toutes les mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles pour garantir un niveau de sécurité élevé de la protection des données à caractère personnel et notamment afin d’empêcher que ces dernières soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées. Les mesures de sécurité comprennent notamment :
- L’utilisation de technologies Cloud reconnues pour leur robustesse et le recours systématique par SalesCrew et ses Sous-Traitants au protocole HTTPS ;
- Des mesures d’accès restreint aux données à caractère personnel des Personnes Concernées par les salariés de SalesCrew, en fonction des profils d’habilitation ;
- Le recours à des solutions de sécurisation des mots de passe par tous les employés et Sous-Traitants de SalesCrew ;
- Le hachage des mots de passe ;
- Le recours à des mesures physiques de protection des locaux.
Les mesures de sécurité mises en place par SalesCrew sont accessibles sur trust.qobra.co.
10. Modification de la politique
SalesCrew pourra modifier périodiquement cette Politique car la manière dont sont traitées les données à caractère personnel peut changer en raison de l’évolution du Site Web, de la Solution, des Services, ou des règles applicables.
Dans une telle situation, les Personnes Concernées seront informées des mises à jour, soit par l’envoi d’un courrier électronique, soit par le biais d’une mention sur le Site Web, dans un délai raisonnable préalable à son entrée en vigueur.